• It Architectuur Amersfoort

  

  • Home
  • Publicaties
  • Blog
  • Drie adviezen voor de nieuwe BIT-strategie

Drie adviezen voor de nieuwe BIT-strategie

14 augustus 2019

Het Bureau ICT-toetsing (BIT) is op zoek naar een nieuw hoofd. Het bureau werd vier jaar geleden opgericht om te helpen ICT-debacles bij de overheid te voorkomen door grote projecten door te lichten en te adviseren. In de nog korte geschiedenis heeft het BIT al een aantal stevige uitspraken gedaan. Het nieuwe hoofd moet onder meer een nieuwe strategie voor het BIT opstellen. Welke drie topadviezen kunnen we hem/haar meegeven?

Help projecten de risico’s te verkleinen
In de eerste plaats moet het BIT zich richten op het voorkomen dat alle in een project gedane inspanningen ineens waardeloos worden bij het onverhoopt stopzetten van het project. Nog teveel worden projecten uitgevoerd als een “moonshot”: een enorme inspanning die aan het eind een fantastisch resultaat oplevert. Maar de kans is groot dat dat eindpunt nooit wordt gehaald, zeker bij overheidsprojecten met een politiek/bestuurlijke agenda. Het risico is dat na een aantal jaar hard werken alle inspanning ineens voor niets blijkt als de politieke wind van richting verandert of als het einddoel te ver weg blijkt.

De oplossing is meer gefaseerd te werken: een project mag nooit langer dan een jaar duren en moet dan iets hebben opgeleverd dat daadwerkelijk gebruikt wordt (“in productie”). Grotere projecten moeten opgeknipt worden en elk deelproject moet weer aan bovenstaande regel voldoen. Als dat niet kan, dan is het project onrealistisch en moeten we er niet aan beginnen. Belangrijk bijkomend effect is dat gedane inspanningen dus ook altijd binnen een jaar gaan renderen. Grote mislukkingen zijn daarmee onmogelijk geworden.

Help opdrachtgevers de voorwaarden te verbeteren
In de tweede plaats moet het BIT zich richten op het voorkomen dat projecten gestart worden die op voorhand niet kunnen slagen. De oorzaken van het mislukken van een project zijn vaak al in de kiem daarvan aanwezig. Denk aan het ontbreken van een duidelijke probleemhouder, tegenstrijdige uitgangspunten, onhaalbare (neven)doelstellingen en oneigenlijke belangen. Het mislukken van het project is dan niet de schuld van het project zelf (hoewel de opdrachtnemer wel te verwijten valt dat hij/zij het gedoemde project heeft aangenomen) maar van de opdrachtgever. Het probleem is echter dat projecten vaak “stokpaardjes” zijn, compromissen of wisselgeld in coalitievorming, en daardoor niet zomaar terzijde gelegd kunnen worden.

De oplossing is niet alleen de uitvoering van een project te toetsen maar ook al daaraan voorafgaand de haalbaarheid van de opdracht. En als de uitkomst negatief is, moet het project afgeblazen worden. Politiek en bestuur moeten zich dit aantrekken. Zo zou bij een grote aanpassing in wet- en regelgeving (denk aan de Omgevingswet) niet de nieuwe eindsituatie leidend moeten zijn maar de weg daar naartoe. Anders gezegd: ook de wetgever moet “agile” leren werken zodat de implementatie van wetsveranderingen stapsgewijs kan plaatsvinden.

Help ons om mislukkingen te accepteren
In de derde plaats moet het BIT zich richten op het voorkomen dat projecten doelloos voortduren. Wanneer een project eenmaal van start is gegaan, wordt het steeds moeilijker het te stoppen. Er is immers veel geïnvesteerd en stoppen leidt tot gezichtsverlies. Het is verleidelijk om dat nog even uit te stellen tot een beter moment. Toegeven dat een project mislukt is, wordt eindeloos uitgesteld, terwijl de kosten steeds verder oplopen en andere zaken de nodige aandacht niet krijgen.

De oplossing is te accepteren dat innovaties nu eenmaal kunnen mislukken. Wanneer een project op goede gronden is gestart maar de oplossing blijkt desondanks niet haalbaar, dan is dat geen schande. Sterker nog, we hebben iets geleerd waar we later voordeel uit kunnen halen. Het is wel een schande om publieke middelen te blijven besteden wanneer duidelijk is dat de doelstellingen niet (meer) gehaald kunnen worden.

Let er bij toetsingen daarom op dat projecten op de oorspronkelijke koers blijven en niet veranderen in “zombieprojecten” die alleen nog bestaan (en geld verslinden) omdat niemand er een eind aan durft te maken. Als het einddoel uit zicht raakt, benoem dat expliciet en adviseer dringend het project te stoppen. Zorg ook dat bij aanvang van projecten een “exitstrategie” is benoemd waarbij gezichtsverlies vermeden wordt en de geleerde lessen bestendigd worden.

 

Erwin Oord (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.) is managing partner en principal consultant enterprisearchitectuur bij ArchiXL.

 

Social Bookmarks

Reacties (2)

  • Bob schat 16 augustus 2019 op 15:08 | #

    Nog één tip Erwin: beoordeel ICT projecten op een eerlijke manier. Een afgeronde oplossing die om allerlei redenen niet gebruikt wordt is een mislukking, maar geen mislukt ICT-project. Leegstaande kantoorgebouwen zijn immers ook geen mislukt Bouwproject!

    antwoord

  • Steven 16 augustus 2019 op 20:23 | #

    Ik heb de volgende reactie al via Twitter gegeven:

    Je beschrijving houdt vast aan verouderde premissen. Als #BIT echt verder wil zal het denken/werken rond projecten afgebouwd moeten worden. Verder zal niet reactief maar vooral pro-actief geëvalueerd moeten worden. De vraag naar informatie hoort in de kern, niet de inzet van IT

    antwoord

Plaats een reactie

U plaatst een reactie als gast

Contact

ArchiXL B.V.
Nijverheidsweg Noord 60-27
3812 PM Amersfoort

Telefoon: 033 258 5545

E-mail: info@archixl.nl

   

Nieuwsbrief

Wil je op de hoogte gehouden worden van nieuws en ontwikkelingen binnen ArchiXL?

Aanmelden voor de nieuwsbrief