Er zijn maar vier soorten informatiesystemen

In een eerdere blog legde ik uit hoe het classificeren van informatiesystemen naar levensduur een effectieve methode kan zijn om te bepalen hoe en waar investeringen in systemen het beste tot hun recht komen. In deze blog licht ik een andere classificatie van informatiesystemen toe waarmee architecten meer grip kunnen krijgen op ontwikkelingen. Die classificatie is gebaseerd op het type functie dat een informatiesysteem biedt. Als je er goed over nadenkt, zijn er maar vier soorten systemen.

De eerste klasse van informatiesystemen is het registratiesysteem. Informatiesystemen van deze klasse zijn datagericht: ze worden primair gebruikt om belangrijke gegevens te registreren, te beheren en beschikbaar te stellen aan processen of systemen binnen de organisatie. Een voorbeeld is een klantendatabase of een contentmanagementsysteem, maar dan zonder alle toeters en bellen als workflow en dergelijke.
Registratiesystemen vormen het fundament van elke IT-omgeving. Zonder dataopslag en -beheer is immers elke vorm van automatisering onmogelijk. Kenmerkend zijn de (relatieve) eenvoud, lage kosten en de stabiliteit. Het opslaan en beheren van data kent weinig veranderingen en de veranderingen die er zijn, zijn meestal beheerst door te voeren.

De tweede klasse van informatiesystemen is het gegevensverwerkende systeem. Informatiesystemen van deze klasse zijn bedoeld om volledig of grotendeels geautomatiseerd gegevens te verwerken en daarmee straight-through-processing mogelijk maken. Het kan daarbij gaan om een geheel (keten)proces of om een kleine bouwsteen zoals een rekenmodule. Een voorbeeld is een systeem voor de verwerking van betalingsverkeer.
Gegevensverwerkende systemen vormen de ruggengraat van automatisering. Ze zijn bedoeld om door (letterlijk) automatisering schaalvergroting mogelijk te maken en kosten te besparen. Kenmerkend voor deze klasse zijn de beperkte kosten en voornamelijk technische complexiteit die nodig is om geautomatiseerde processen te besturen. Ook hier geldt dat de veranderlijkheid doorgaans beperkt is.

De derde klasse van informatiesystemen is het taakondersteunende systeem. Informatiesystemen van deze klasse ondersteunen de uitvoering van (deels) handmatige taken
door medewerkers. Een voorbeeld is een systeem voor facturatie en debiteurenbeheer.

Taakondersteunende systemen vormen in een organisatie het raakvlak tussen mens en computer. Hoewel onmisbaar zijn ze vaak een bron van ergernis voor gebruikers. Managers willen er het liefste vanaf vanwege de hoge kosten voor licenties, beheer en onderhoud. Het vervangen van een taakondersteunend systeem door een gegevensverwerkend systeem is een bekend middel om kosten te besparen. Maar taakondersteunende systemen blijven meestal nodig voor het verwerken van complexe situaties en uitzonderingen.

De vierde klasse van informatiesystemen is het interactieondersteunende systeem. Informatiesystemen van deze klasse ondersteunen de interactie met –vooral– klanten door informatie aan klanten te presenteren en verzoeken of opdrachten van klanten te ontvangen. Een voorbeeld is een internetbankierensysteem of het aangifteportaal voor de inkomstenbelasting.

Interactieondersteunende systemen worden een steeds belangrijker klasse in de IT-omgeving van moderne organisaties. Ze bieden klanten self-service en vervangen daarmee deels de dure en inefficiënte (bediening van) taakondersteunende systemen. Kostenbesparing dus. En het bieden van gebruiksgemak voor klanten. Kenmerkend voor deze klasse zijn de grote veranderlijkheid en het risico van misbruik of beveiligingslekken.

Waarom is deze classificatie van belang?

Bij het onderbouwen van investeringen in systemen is het zaak in te schatten hoeveel tijd een investering heeft om zichzelf terug te verdienen. De aard van het te wijzigen systeem biedt daarvoor een goede indicatie: Systemen van de eerste klasse gaan het langste mee, tot tientallen jaren. Systemen van de vierde klasse het kortste, gemiddeld een tot drie jaar.

Daarnaast helpt de classificatie om de juiste kwaliteitseisen te stellen aan systemen. Voor registratiesystemen zijn betrouwbaarheid en beschikbaarheid van groot belang. Voor gegevensverwerkende systemen draait het vooral om capaciteit. Voor taakondersteunende systemen zijn gebruiksgemak en responsiviteit essentieel en voor interactieondersteunende systemen gelden toegankelijkheid en beveiliging als belangrijke eigenschappen.

Complicatie is dat veel systemen niet eenduidig te classificeren zijn. Het betreft bijvoorbeeld softwarepakketten waaraan na de oorspronkelijke implementatie additionele functies toegevoegd zijn. Het ontbreken van een goede scheiding tussen de functies in zo’n pakket is een indicatie van een slechte architectuur. Het gevolg is hogere kosten voor aanpassing, kortere levensduur van investeringen en problemen met het invullen van kwaliteitseisen.

Erwin Oord (eoord@archixl.nl) is principal consultant en managing partner bij ArchiXL.