ICT Architectuur en de creatiespiraal

Eén van de belangrijkste onderscheidende kerncompetenties van een ICT architect is creativiteit. Ik las een boek over creativiteit “De creatiespiraal” (http://www.decreatiespiraal.nl/) van Marinus Knoope (met dank aan overbuurman Klaas, die mij hierop wees en zijn exemplaar uitleende!). Dit sprak mij aan omdat ik in mijn dagelijkse werk ook continu bezig ben met deze creatiespiraal: het omzetten van behoeften naar de realisatie van IT oplossingen. In deze blog beschrijf ik de twaalf stappen die daarbij doorlopen worden en nodig ik de lezer uit om deze creatiespiraal ook eens toe te passen op eigen werkzaamheden.

Stap 1: wensen

Veel ICT architecten hebben de neiging om (te) snel met een technische oplossing te komen zonder hierbij voldoende stil te staan bij het waarom. Een oplossing moet echter altijd betrekking hebben op een probleem. Probeer eerst eens achter de wens van de opdrachtgever te komen. Wat is zijn of haar missie en visie? Is er een motto? Probeer deze in elk geval positief te formuleren en als zodanig dat het voldoende energie geeft om de volgende 11 stappen te kunnen bewandelen.

Een aardig voorbeeld is hierbij het motto van de belastingdienst: “leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker.“ Op zich een hele duidelijke wens, maar nu de invulling nog!

Stap 2: verbeelden

Om een wens concreter te maken hebben wij als mens een beeld hiervan nodig. Sla je deze stap over of besteed je te weinig aandacht aan deze stap, dan creëert iedereen zijn eigen beeld en wordt het lastig om uiteindelijk tot een gezamenlijk beeld te komen. Belangrijk in deze stap is een zichtbaar eindresultaat, niet de weg ernaar toe. Visualisatietechnieken kunnen hierbij enorm helpen, net zoals een architect in de bouwwereld veel aandacht geeft aan schetsen en maquettes. Een initiatief als iAtlas (http://www.ibestuurcongres.nl/programma/kavel-3-het-fundament/iatlas-artist-impression-architectuur); laat hiervan goed de mogelijkheden zien. Met name de doelgroep managers heeft deze beelden nodig om een beter gevoel te krijgen bij de (financiële) beslissingen die genomen moeten worden.

Onderstaand plaatje laat een voorbeeld hiervan zien: kavelindeling van de onderwijsketen. Prominent hierop aanwezig is een Gegevensmagazijn (het vliegveld) en de registers die een belangrijke rol (gaan) spelen bij de toenemende vraag naar gegevens van de ketenpartners. 

Het doel van de architect bij dit plaatje is dan ook om niet te laten zien hoe complex een keten kan zijn, maar vooral om aan te geven welke prominente rol het Gegevensmagazijn in de nabije toekomst gaat spelen: als landingsplaats van de toenemende vraag naar gegevens.

Stap 3: geloven

In deze stap is het belangrijkste dat je hier zelf in gelooft. Het eerder in stap 2 geschetste beeld moet je kunnen uitdragen. Als dit oprecht is, dan ga je ook mensen vinden die jou gaan helpen om het beeld om te zetten naar werkelijkheid.

Stap 4: uiten

Nu je erin gelooft is de volgende stap om de wens en het daaraan gekoppelde beeld en geloof te uiten. Dit is nodig om medestanders te vinden die jou kunnen helpen bij de realisatie ervan. In deze stap speelt communicatie een hele belangrijke rol. Als ICT architect geeft je hier invulling aan d.m.v. presentaties, schrijven van memo’s en notities en verschillende vormen van dialoog (teamoverleg, bila, vergadering) naar diverse stakeholders (o.a. projectteam, management, opdrachtgever, leveranciers). Omdat iedereen vanuit verschillende belangen denkt en handelt, is het wel belangrijk te beseffen dat niet iedereen automatisch in de meewerkstand zit. Belangrijk is wel: niet opgeven!

Stap 5: netwerken

Een kathedraal wordt niet door een architect zelf gebouwd. Ofwel je zult mensen nodig hebben om jouw wens concreet vorm te geven. Daarbij is het de kunst om die mensen te vinden die jou hierbij willen helpen. En die mensen moet je zoeken vanuit verschillende domeinen, niemand kan immers alles. De kunst is hierbij om jouw beeld niet op te dringen aan iemand, maar het zijn beeld te laten worden. Dat kan alleen als je mensen in hun waarde laat en laat excelleren op hun gebied. Dat kan betekenen dat je open moet staan voor wijzigingen / verbeteringen, maar wel kaderstellend acteert. Op die manier wordt het een gedragen beeld en gaan anderen ook helpen bij het uitdragen hiervan.

Stap 6: plannen

In deze stap wordt e.e.a. concreet gemaakt. Een projectmanager wordt aangetrokken en samen met deze projectmanager wordt een zogenaamde projectbrief (in PRINCE2 termen) geschreven. In de projectbrief wordt gesproken over geld, tijd en kwaliteit met in sommige gevallen een verwijzing naar een businesscase waarin een rechtvaardig staat van de beoogde wens (in termen zoals kosten, baten, Return On Investment, Total Cost of Ownership, etc.). De input van de architect is noodzakelijk voor een solide projectbrief.

Stap 7: beslissen

De projectbrief wordt besproken met de opdrachtgever en vervolgens volgt bij toekenning budget. Bij een ‘go’ gaat het project beginnen en dit wordt door de projectmanager ingeluid met het schrijven van een Plan van Aanpak (PID). In deze fase start ook de architect met het schrijven van een Project Start Architectuur (PSA) waarin de kaders worden neergezet en eventuele afwijkingen worden beschreven op de Enterprise Architectuur (EA). Van belang hierbij is dat de grootste risico’s naar voren worden gehaald, dit vertaalt zich in zogenaamde architectural proof of concepts.

Stap 8: handelen

Het project is in volle gang! Er wordt nu volop gewerkt aan een eerste release. De architect denkt mee in deze fase en grijpt in waar nodig. Het in stap 2 gevisualiseerde plaatje wordt langzaam werkelijkheid.

Stap 9: volharden

In de praktijk blijkt dat er allerlei onverwachte problemen optreden. Bepaalde onderdelen uit de architectuur blijken iets minder robuust dan verwacht (performanceproblemen), functionele behoeften (requirements) blijken toch te wijzigen doordat de klant steeds beter weet wat hij wil en er zijn resourceproblemen (leadprogrammeur neemt ontslag) waardoor specifieke kennis van een ontwikkeld framework verdwijnt. Hierdoor gaat het project uitlopen in tijd, tenzij er concessies worden gedaan op de architectuur… Nu wordt je als architect op de proef gesteld en moet je volharden. Meebuigen als riet, maar standvastig in geloof!

Stap 10: ontvangen

Het project is opgeleverd, er is taart voor het hele bedrijf! Ondanks alle beproevingen is het gelukt om de architectuur in stand te houden. Nu is het zaak om te genieten van het behaalde succes. Dit zorgt ervoor dat je energieniveau weer wordt aangevuld. Ontvang de complimenten en deel ze met het ontwikkelteam. Geniet!

Stap 11: waarderen

In deze stap is zelfevaluatie van belang. Wat is er goed gegaan, waar is verbetering mogelijk, waar ben je gegroeid als architect? Belangrijke vraag hierbij is: is jouw wens werkelijkheid geworden?

Stap 12: ontspannen

De laatste stap wordt vaak overgeslagen, maar is wel heel belangrijk om weer ruimte te creëren voor nieuwe wensen. Tijd voor bezinning! En na de bezinning… begint het creatieproces weer opnieuw!

Jan Willem van Veen (jwvveen@archixl.nl) is principal consultant en partner bij ArchiXL