Wat is uw doelstelling?

In de praktijk blijkt het echter lastig om de doelstellingen helder te krijgen. Enerzijds bestaan doelstellingen op verschillende niveaus en zijn ze niet altijd in lijn. Daarnaast zijn doelstellingen vaak persoonlijk en niet objectief. Anderzijds is het lastig om tot heldere doelstellingen te komen. Tenslotte denken IT'ers vaak dat zij wel weten wat de doelstellingen zijn.

Doelstellingen zijn een verzameling van wensen die een organisatie alsook mensen binnen een organisatie hebben. Ze vormen een hiërarchie, waarbij hoger liggende doelstellingen worden ingevuld door afgeleide doelstellingen. In de praktijk is het alleen niet altijd een mooie hiërarchie. De doelstellingen van de organisatie zijn niet per definitie ook de doelstelling van een manager van een afdeling; deze maakt zich typisch vooral druk over zaken in zijn eigen omgeving en waar hij persoonlijk op af wordt gerekend. Het vergroten van zijn span of control of het vasthouden van zijn positie kunnen ook belangrijke doelstellingen zijn. Op een niveau hoger niveau zijn de doelstellingen van een organisatie lang niet altijd afgestemd op doelstellingen buiten de organisatie. Zo zou je de Nederlandse Overheids Referentie Architectuur ook als een verzameling doelstellingen kunnen beschouwen; overheidsorganisaties zijn in de praktijk niet bereid deze ook zondermeer als hun eigen doelstelling te beschouwen.

Aan bovenstaande gerelateerd zijn doelstellingen niet altijd rationeel, objectief en expliciet. Het vergroten van je span of control is niet bepaald iets dat je expliciet wilt maken als afdelingsmanager. Ook blijft organiseren in de praktijk mensenwerk, en mensen zijn nu eenmaal vaak niet rationeel. Als zij iets belangrijk vinden dan leidt dat al snel tot een doelstelling, en daarbij kan gevoel een veel belangrijker rol spelen dan rationele argumenten. Hierdoor ontstaan ook al snel tegenstrijdige doelstellingen. Dit kan zelfs leiden tot kamertjespolitiek waarbij iedereen zo zijn eigen doelstellingen lijkt te verdedigen, daarbij de hoger liggende doelstellingen uit het ook verliezend. Daarbij is niet ieders doelstelling evenveel waard; die van de manager is al snel meer waard, maar ook informele macht heeft een belangrijke rol bij de waarde van doelstellingen.

Een ander probleem waar je tegenaan loopt is dat het erg lastig is om doelstellingen helder te krijgen. Een interview met management met simpelweg de vraag "wat zijn jullie doelstellingen?" zal weinig nuttige resultaten opleveren. Doelstellingen zijn in veel gevallen niet zo expliciet. Er is een proces nodig om doelstellingen helder te krijgen. De strategie van een organisatie zou hiervoor een startpunt moeten zijn, maar blijft te vaak in algemeenheden hangen. Zo lijkt vrijwel iedere commerciële organisatie wel doelstellingen te hebben om de omzet verhogen door meer te verkopen aan bestaande klanten en nieuwe klanten te werven. Ook het verlagen van de IT kosten lijkt een algemeen thema. Dit soort doelstellingen vragen echter meer verdieping om bruikbaar te zijn. Idealiter zijn doelstellingen in meer meetbare eenheden uitgedrukt en zijn zij verrijkt met kennis over de precieze tactieken waarop hoger liggende doelstellingen kunnen worden bereikt.

Een laatste belangrijk probleem is dat IT'ers snel denken wel te weten wat de doelstelling is. Dit komt enerzijds uit een soort frustratie dat "de business" zelf niet met heldere doelstellingen komt. Anderzijds is er een neiging om generieke oplossingen, bij voorkeur de laatste hype, ook toe te passen binnen de eigen organisatie. Denk aan oplossingen als Service Oriented Architecture, Cloud Computing en Business Process Management. Dit soort oplossingen hebben inherent een aantal voordelen die je zou kunnen zien als doelstellingen. Daarbij worden regelmatig mooie toverwoorden als "flexibiliteit" en "time-to-market" genoemd. Dit lijken doelstellingen, maar slaan in de praktijk de plank volledig mis. Ongerichte flexibiliteit is vergelijkbaar met het schieten op een mug met een bazooka en zal eerder contraproductief zijn dan bijdragen aan de doelstellingen.

Dit alles maakt het verre van eenvoudig om als architect doelgericht te zijn. Het is daarbij belangrijk de krachten en hiërarchie goed in ogenschouw te nemen bij het bepalen van de doelstellingen. Ook is het belangrijk om goed door te vragen, alternatieve keuzes te schetsen en consensus te creëren. Je moet voorkomen dat je je te veel richt op persoonlijke doelstellingen, zeker als die van jezelf zijn. Uiteindelijk is het de rol van de architect om te komen tot verbeteringen voor de organisatie als geheel en dat gaat vooral over gemeenschappelijke doelstellingen.

Danny Greefhorst (dgreefhorst@archixl.nl) is principal consultant en mede-directeur bij ArchiXL.