Architecturele besluitvorming

De boodschap van mijn verhaal was dat er een groot verschil is tussen een goede architectuur en een effectieve architectuur. Je kunt als architect nog zo je best doen om mooie schema’s en modellen te maken, maar dat zegt helemaal niets over hoe effectief je architectuur is. Om echt impact te hebben moet de architect zijn oogkleppen afdoen!

Een van mijn favoriete sheets in een presentatie over dit onderwerp is ‘de trechter’. Deze sheet toont een trechter met daarin een aantal balletjes. Hij staat model voor het proces van besluitvorming rond architecturele onderwerpen. Kennis over hoe dat proces werkt is belangrijk, want in de meeste architectuurtrajecten heeft de architect een adviseursrol, en vindt besluitvorming plaats in een stuurgroep of managementteam. De trechter maakt duidelijk hoe een besluit tot stand komt. Het idee is heel simpel: de trechter is het proces. Je stopt er van alles in (de balletjes) en aan de onderkant komt er dan iets uit: het besluit. Welke balletjes vormen de input voor het proces van architecturele besluitvorming? Ik noem ze kort.

Het eerste balletje heet ‘alternatieven’. Een besluit is feitelijk een keuze, en om een keuze te kunnen maken, moet je eerst weten wat de opties zijn. Het tweede balletje heet dan ‘motivering’. Dit staat voor de onderbouwing die bij elke optie hoort: als we hiervoor kiezen, waarom doen we dat dan? Het derde balletje heet ‘implicaties’. Elke manager die om een keuze wordt gevraagd, zal als eerste willen weten wat de consequenties zijn. Die helder te krijgen vraagt om impactanalyses. Het vierde balletje noem ik ‘visie’. Als architect moet je aan de besluitvormers de context van het gevraagde besluit duidelijk maken door een heldere visie neer te zetten, bestaande uit een toekomstbeeld en de relatie met de organisatiedoelstellingen.

Het vijfde en laatste balletje zit half verborgen achter de rand van de trechter. Het heeft geen naam, maar bevat niet-architectuurgerelateerde aspecten als emotie, cultuur en politiek. Als architect vinden we misschien dat dit balletje geen rol zou mogen spelen, maar niets is minder waar. Uit onderzoeken naar besluitvormingsprocessen in het algemeen is gebleken dat zaken die zich afspelen onder de rand van de trechter, soms wel voor 80% bepalend zijn voor de uitkomst! Dat geeft te denken. Ben je als architect weken bezig met die andere balletjes, blijkt dat die nauwelijks een rol spelen als het erop aan komt. Het is alsof alleen je werkzaamheden op maandag meetellen; de rest van de week werk je voor noppes!

Je zou nu kunnen concluderen dat je als architect je inspanningen moet terugbrengen naar 20% van de tijd, en de rest moet gebruiken om te lobbyen, coalities te smeden en mensen in te palmen. Maar dat lijkt me geen goed idee. Laten wij ons vooral bezig blijven houden met ‘de inhoud’. Maar laten we ons wel bewust zijn van die andere aspecten en er rekening mee houden dat die meespelen. Cultuuraspecten kun je meenemen in de architectuur. En een degelijke stakeholderanalyse helpt je de politieke verhoudingen in kaart te brengen. Ook met emotie kun je rekening houden. Soms moet je je architectuurkwestie gewoon een week later op de agenda zetten.

Erwin Oord (eoord@archixl.nl) is principal consultant en partner bij ArchiXL.