Privacyverklaring

ArchiXL vindt de bescherming van persoonsgegevens belangrijk. Wij respecteren uw privacy en zorgen er daarom voor dat wij uw persoonsgegevens altijd vertrouwelijk behandelen. En dat wij ons daarbij aan de privacywetgeving houden. Wij vinden het ook belangrijk om u hierover duidelijk en open te informeren. In deze privacyverklaring geven we informatie over wat wij doen met uw persoonsgegevens

ArchiXL is een onafhankelijk adviesbureau, gespecialiseerd in enterprise- en informatiearchitectuur en kennismanagement. Wij adviseren organisaties bij het operationaliseren van hun strategie en leveren producten en diensten op het gebied van architectuur, (meta)data en kennismanagement.

Als wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, is dat meestal omdat u zelf contact met ons heeft opgenomen en u daarbij informatie over uzelf heeft gegeven, of omdat u gebruik maakt van een van onze platformdiensten. Bijvoorbeeld wanneer u gebruik maakt van BegrippenXL, ArchiMedes, of WikiXL, wanneer u ons een bericht stuurt via onze website, telefonisch of per mail contact met ons opneemt, een ticket indient bij onze supportafdeling, een contract met ons afsluit of ons een opdracht verstrekt, of bij ons solliciteert.

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van u verwerken:

• Contactgegevens (zoals e-mailadres en telefoonnummer);
• Gegevens van een organisatie, waaronder KVK-nummer;
• Naam, adres en woonplaats;
• Handtekening;
• Accountgegevens / gebruikersnamen voor platformdiensten en support;
• IP-adres;
• Informatie uit cookies en soortgelijke technieken.

Welke persoonsgegevens wij precies van u verwerken, hangt af van de situatie. Lees daarvoor verder bij: Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens?

Er zijn verschillende doelen waarvoor wij uw persoonsgegevens kunnen verwerken. Wij kunnen persoonsgegevens van u verwerken in deze situaties:

• U bezoekt de website van ArchiXL of een site op ons platform;
  • Bezoekt u onze website, dan verwerken we uw persoonsgegevens met cookies en in verkeersgegevens (IP-adressen, logs). Wij gebruiken functionele cookies om de website goed te laten werken. Ook gebruiken wij een programma voor websitestatistieken. Daarbij maken we geen gebruik van (tracking)cookies. Als u een account heeft voor één of meer van onze platformdiensten, dan verwerken wij ook deze accountgegevens.
    
    
• U belt, e-mailt of stuurt een brief of ander bericht;
  • U kunt op verschillende manieren contact opnemen met ArchiXL. U kunt ons bijvoorbeeld bellen, een e-mail sturen naar een specifiek e-mailadres, een brief sturen naar ons postadres, een bericht sturen via de website, of een supportverzoek indienen via het supportsysteem. Als u contact met ons opneemt, dan verwerken wij uw persoonsgegevens om uw verzoek of bericht in behandeling te nemen en om u antwoord te geven op uw bericht.
    
    
• U sluit een zakelijke overeenkomst af met ArchiXL;
  • Wij verwerken uw persoonsgegevens die nodig zijn om uitvoering te geven aan de overeenkomst, zoals uw naam en contactgegevens, gegevens over uw organisatie, uw functie en uw handtekening.
    
    
• U solliciteert bij ArchiXL;
  • Wij verwerken uw persoonsgegevens die betrekking hebben op uw sollicitatie, zoals uw naam en contactgegevens; uw cv, werkervaring, vaardigheden en opleiding; informatie die wij verkrijgen uit sollicitatiegesprekken, beoordelingen, assessments, en referenties; gegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt. Tijdens de sollicitatieprocedure kan het noodzakelijk zijn dat wij gevoelige persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld salarisgegevens en uitkomsten van een referentieonderzoek.
  • Wij gebruiken uw persoonsgegevens om uw sollicitatie te verwerken, beoordelen en beheren; contact met u op te nemen; selectiegesprekken in te plannen en af te nemen; rechtspositionele dan wel arbeidsvoorwaardelijke zaken; uw referenties na te gaan.
  • Komt u bij ArchiXL in dienst? Dan nemen wij relevante persoonsgegevens op in het personeelsdossier. Nemen wij u niet aan? Dan bewaren wij uw persoonsgegevens tot uiterlijk 4 weken na het afronden van de sollicitatieprocedure, tenzij u ons toestemming heeft gegeven om uw gegevens langer te bewaren.
    
    
• U gebruikt uw privacyrechten.
  • Maakt u gebruik van een van uw privacyrechten? En stuurt u ArchiXL daarom per e-mail of brief een verzoek, zoals een inzageverzoek? Dan verwerken wij de persoonsgegevens die u in uw verzoek vermeldt, zoals uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Wij gebruiken deze gegevens om u een reactie te geven op uw verzoek. Verder kunnen wij vragen om een bevestiging van uw identiteit. Wij vragen dan gegevens op, zodat wij zeker weten dat u de juiste persoon bent.

Elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt, mag dat alleen doen als er een grondslag voor is. Wij verwerken persoonsgegevens op basis van deze grondslagen:

• Wettelijke verplichting
• Uitvoering overeenkomst
• Gerechtvaardigd belang
• Toestemming

Verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming? Dan kunt u uw toestemming op ieder moment intrekken. Vanaf dat moment verwerken wij uw persoonsgegevens niet meer. Tenzij er (ook) een andere grondslag is om uw gegevens te verwerken.

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij uw gegevens verwerken. Hebben wij uw persoonsgegevens niet langer nodig voor dat doel? Dan verwijderen wij uw persoonsgegevens. Maar soms zijn wij wettelijk verplicht om uw gegevens langer te bewaren. 

Wilt u weten hoe lang wij uw gegevens bewaren in een specifieke situatie? U kunt daarvoor ons verwerkingsregister raadplegen. Het verwerkingsregister kunt u opvragen via onze supportafdeling.

Wij delen in principe geen persoonsgegevens met andere partijen (derden). Tenzij het echt niet anders kan, bijvoorbeeld omdat het noodzakelijk is om onze wettelijke of contractuele verplichtingen na te komen, of wanneer er sprake is van een opsporingsbelang na cybercriminaliteit.

Binnen ArchiXL kunnen medewerkers persoonsgegevens inzien als zij daarvoor zijn geautoriseerd. De medewerkers die toegang hebben tot uw persoonsgegevens, hebben bovendien getekend voor geheimhouding.

Wij nemen zowel technische als organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die wij verwerken te beveiligen. Zodat deze gegevens bijvoorbeeld niet verloren raken. Wij doen dit volgens de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen, zoals de AVG.

Een voorbeeld van een technische maatregel is dat uw gegevens via een beveiligde verbinding worden verzonden als u gebruikmaakt van een online formulier op de website van ArchiXL. Ook worden uw gegevens tijdens de verzending versleuteld. Dit betekent dat uw gegevens onleesbaar zijn, mochten ze in verkeerde handen terechtkomen.