Data moet gewoon beschikbaar zijn

Er is een toenemende aandacht voor data. Big Data is daarvan een concrete manifestatie, maar tevens slechts een topje van de ijsberg. In het algemeen is er een toenemende hoeveelheid data, zowel binnen organisaties als in de buitenwereld. Digitalisering is daarbij een belangrijke katalysator; door het automatiseren van processen en het digitaal maken van gegevensstromen zijn steeds meer gegevens digital-born.

Een constatering is dat data in het verleden te weinig aandacht heeft gekregen. En dan hebben we het niet alleen over data met extreme volumes, variëteit of snelheid. Het gaat om data die we al hebben, maar waar we ons onvoldoende bewust van zijn. Organisaties zijn in het algemeen erg verzuild en data wordt snel verborgen gehouden binnen afdelingen. De applicaties waar deze data in zitten zijn ook niet toegankelijk voor anderen. En dan nog maar te zwijgen over het delen van data over organisatiegrenzen.

Het gaat ook niet alleen over gestructureerde data. Veel data zit opgesloten in documenten. En probeer je weg maar eens te vinden in een steeds grotere digitale documentenberg. Het is natuurlijk fantastisch als er een gemeenschappelijk digitaal documentensysteem is. In de praktijk is de verzuiling van de organisatie ook zichtbaar in een dergelijk digitaal documentensysteem. Iedere afdeling heeft zijn eigen “site”, en probeer die maar eens te vinden en als je hem hebt gevonden mag je er waarschijnlijk niet bij omdat je niet de juiste autorisaties hebt.

We zouden daarom een frisse blik moeten werpen op data, zowel binnen de organisatie als over de grenzen van de organisatie heen. Laten we nu eens inzichtelijk maken welke data er allemaal beschikbaar is binnen en buiten de organisatie. Op basis daarvan zouden we een dialoog aan moeten gaan over wat de waarde van al deze data is en welke kansen dat genereert. Data is vooral ook waardevol op allerlei plaatsen waar het niet is gecreëerd. Data kan helpen om bestaande processen te stroomlijnen, maar het kan ook hele nieuwe inzichten geven.

Als duidelijk is welke tot dusver verborgen data breder toepasbaar blijkt dan vraagt deze data speciale aandacht. Er dient geïnvesteerd te worden in het ervoor zorgen dat deze data vindbaar, betekenisvol, beschikbaar en betrouwbaar is. Dit betekent dat verantwoordelijkheden moeten worden benoemd, dat processen worden ingericht en dat systemen beschikbaar zijn voor de ontsluiting van deze data. Als data buiten de organisatiegrenzen beschikbaar is dan moet worden gekeken of er afspraken kunnen worden gemaakt met de partij die de data heeft.

Het expliciet beschikbaar stellen van verborgen data is echter wel een beetje achter de feiten aanlopen. Het zou natuurlijk veel beter zijn als data standaard gewoon vindbaar, betekenisvol, beschikbaar en betrouwbaar is. Dit zijn ideeën die ook aanwezig zijn in concepten zoals open data en linked data. Organisaties zouden daarom eigenlijk in veel bredere zin dit soort concepten moeten omarmen. In plaats van te denken in processen, applicaties en services zouden de data zelf meer centraal moeten staan.

Danny Greefhorst (dgreefhorst@archixl.nl) is principal consultant en mede-directeur bij ArchiXL.