Een balans tussen denken en doen

We hebben de illusie dat we hiermee beter uit zijn. In werkelijkheid besteden we heel veel tijd aan zaken die in de praktijk niet zo relevant zijn. Analyseren blijkt vooral theoretiseren en controleren blijkt vooral een uiting van wantrouwen.

Dit soort zaken weten we al langer en liggen ook ten grondslag aan agile werken. Het basisidee is dat we vooral samen en multi-disciplinair aan resultaten moeten werken. Een valkuil daarbij is dat we het idee hebben dat we niet meer hoeven na te denken en dat we direct heel hard een bepaalde kant uit kunnen rennen. Als je niet uit kijkt loop je vooral heel hard tegen een muur aan. De kunst is om een goede balans te vinden tussen denken en doen.

Mijn idee is dat je zaken vooral goed moet weten te time-boxen. Definieer een duidelijke timebox waarin je ruimte neemt om te denken, alle kennis te verzamelen die snel voor handen is en met elkaar discussie te voeren over de belangrijkste openstaande punten. Aan het eind van de timebox leg je vast wat je weet, waardoor een goede basis ontstaat om dingen te gaan doen. Bij het doen ontstaan vanzelf allerlei nieuwe inzichten waardoor je dat wat je weet kunt bijstellen.

Dit alles is niet nieuw, maar kun je wel als een algemene mindset hanteren. Je kunt het daarmee ook toepassen op van alles dat je doet. In alle opdrachten die ik doe probeer ik eerst tijd te nemen voor de denkfase, die ik ook wel de creatieve fase noem. In deze fase is er heel veel vrijheid om dingen te verkennen, met allerlei mensen te praten en allerlei wilde ideeën te verzamelen. Noem deze fase divergeren. Na divergeren kun je convergeren, waarbij je komt tot conclusies. Het vastleggen van deze conclusies is wel belangrijk, zodat er geen discussie ontstaat over wat het resultaat van de denkfase was.

Dit stramien kun je bijvoorbeeld ook toepassen op vergaderingen. Laat de agenda eens los (vind iedereen toch maar saai) en neem vooral de ruimte om allerlei beelden uit te wisselen. Je merkt vanzelf wanneer je elkaar voldoende hebt begrepen en de belangrijkste zaken zijn gezegd. Op dat moment kun je proberen te convergeren en te komen tot gezamenlijke conclusies. Tussentijds inbreken op dit proces zullen mensen als vervelend ervaren. Beter op een ander moment verder gaan dan gehaast tot conclusies komen. Overigens is deze toepassing ook niets nieuws en staat ook wel bekend als de fasering beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming.

Ook voor architectuur heeft dit allerlei consequenties. Architecten zijn zekerheidszoekers bij uitstek. Alles wat we opschrijven moet ook helemaal kloppen en daar nemen we graag de tijd voor. Dit moet anders. Langdurige architectuurtrajecten waarbij we pas iets gaan doen voordat alles is bedacht zijn uit den boze. Definieer een timebox voor een denkfase die eindigt in een architectuurdocument waarin alles staat wat we nu weten. De rest van de architectuur komt wel als we meer weten. Accepteer ook dat je resultaat niet 100% correct hoeft te zijn. Zeker als je daar open over bent in de communicatie dan zal niemand je dat kwalijk nemen. Dit betekent wel dat het resultaat in de besluitvorming en in het gebruik ook niet als zekerheid moet worden gehanteerd.

Danny Greefhorst (dgreefhorst@archixl.nl) is directeur en principal consultant bij ArchiXL.