Een praktisch groeimodel voor kennisdeling

Wie met kennis werkt, komt vroeg of laat voor de vraag te staan hoe die kennis te ontsluiten, teneinde die te delen met collega's, ketenpartners of desnoods de hele wereld. Er blijkt een groeimodel te zijn waarlangs het delen of publiceren van kennis evolueert. Wie weet hoe dit groeimodel werkt, kan bij het ontsluiten van kennis anticiperen op toekomstige wensen. En wie kan anticiperen, kan problemen voorkomen. En zich veel geld besparen.

Statisch

In het groeimodel zien we vijf fasen. De eerste fase kennen we allemaal. Het betreft het ontsluiten van kennis in de vorm van een statisch document. Vroeger een boek, tegenwoordig meestal een pdf of een statische webpagina. De kennis is daarmee gepubliceerd, maar de bruikbaarheid is minimaal. Je kunt er namelijk niet goed in zoeken naar relevante onderdelen. Denk aan een referentiearchitectuurdocument met 500 architectuurprincipes. Welke zijn relevant voor mijn project? De enige manier om daar achter te komen is het hele document door te worstelen. Maar wie heeft daar nog de tijd voor?

Gestructureerd

De tweede fase in het groeimodel biedt daarvoor een oplossing. Het toverwoord is gestructureerd presenteren. Door kennis op een logische manier te organiseren, wordt die kennis veel gemakkelijker doorzoekbaar. Je hebt daar wel andere tooling voor nodig. Een voorbeeld van gestructureerd presenteren is een taxonomie. De wijze van navigeren is dan dezelfde waarmee we plantjes determineren: bij elke splitsing in de taxonomie kiezen we de juiste weg. Maar het probleem met deze tweede fase is dat we kennis veelal ontsluiten voor meerdere doelgroepen en dat elk van die doelgroepen vanuit het eigen perspectief de kennis doorzoekt. En dezelfde kennis in meerdere vormen of structuren vastleggen leidt al snel tot redundantie en de daarmee gepaard gaande inconsistenties en andere beheerproblemen.

Doelgroepgericht

De derde fase in het groeimodel is doelgroepgericht presenteren. Denk bijvoorbeeld aan het bestek van een gebouw dat door een aannemer wordt gebouwd. Voor de elektricien is slechts een klein gedeelte van het bestek relevant, en het is daarom gewenst alleen die kennis aan hem/haar te presenteren. Daarvoor is iets nodig dat we semantiek noemen. Semantiek is, eenvoudig gezegd, wat content betekenis geeft zodat we van kennis kunnen spreken. Dat is cruciaal in doelgroepgericht presenteren. Want alleen als we weten wat bepaalde content betekent, kunnen we die content plaatsen in de context van een specifieke doelgroep. Doel is dan de content enkelvoudig en contextloos vast te leggen om die vervolgens in verschillende contexten te kunnen presenteren. Dat lost het beheerprobleem uit de voorgaande fase op.

Betekenisvol vastleggen van content vergt andere tooling. Het kan via een applicatie in een database, maar dat is weinig flexibel. Sterk in opkomst zijn semantische wiki's en triple stores.

Contextafhankelijk

De vierde fase in het groeimodel is contextafhankelijk presenteren. Hiermee bedoelen we dat we kennis kunnen presenteren aan een specifieke doelgroep én specifiek voor de context van waaruit de kennis gezocht wordt. Dat is belangrijk, want veel kennis is alleen in bepaalde situaties relevant en het toepassen van verkeerde kennis kan in sommige gevallen zelfs gevaarlijk zijn.

Contextafhankelijk presenteren stelt weer andere eisen aan de gebruikte tooling. De gebruiker moet kenmerken kunnen invoeren over de context van waaruit gezocht wordt, en de vastgelegde kennis moet met behulp van die kenmerken gefilterd en geformatteerd worden. Een voorbeeld: een projectarchitect wil een selectie maken van alle architectuurprincipes uit de enterprisearchitectuur die relevant zijn voor zijn/haar project. Hij/zij geeft daartoe de kenmerken op van zijn project, zoals het bedrijfsproces dat geraakt wordt, de producten die binnen de scope vallen en relevante thema's. Het systeem toont vervolgens de relevante principes met hun rationale en implicaties.

Geïntegreerd

De vijfde fase in het groeimodel is geïntegreerd presenteren. Steeds belangrijker wordt om kennis niet geïsoleerd te presenteren maar geïntegreerd met gerelateerde kennis uit andere bronnen. Zo wil de projectarchitect uit het bovenstaande voorbeeld wellicht niet alleen de architectuurprincipes uit de enterprisearchitectuur raadplegen, maar ook principes uit de NORA (Nederlandse Overheids ReferentieArchitectuur) en richtlijnen van de softwareleverancier. Dat kan alleen wanneer al die bronnen zich in dezelfde vijfde fase van het groeimodel bevinden.

Ook dit stelt weer nieuwe eisen aan de gebruikte tooling. Die moet niet alleen eigen kennis kunnen presenteren maar ook andere kennisbanken kunnen benaderen en doorzoeken. En zijn eigen kennis op betekenisvolle wijze beschikbaar stellen aan andere kennisbanken, zodat een geïntegreerd stelsel van kennisbanken ontstaat.

In de praktijk kom ik alle fasen tegen. Toch zie ik vaak dat men blijft hangen in fase 2. Kennelijk is de stap naar doelgroepgericht presenteren van kennis een drempel. Soms is tooling de oorzaak. Dan adviseer ik een semantische wiki te gebruiken. Het voordeel van een semantische wiki is dat die alle fasen ondersteunt en prima mee kan groeien met de bovenbeschreven evolutie van het publiceren en delen van kennis.

Erwin Oord (eoord@archixl.nl) is principal consultant en managing partner bij ArchiXL.