ICT-mislukkingen bij Overheid zijn te voorkomen door onafhankelijke ICT-architecten

Na alarmerende berichten over mislukte ICT-projecten bij onder andere UWV, waterschappen en rampenbestrijding staat het onderwerp hoog op de politieke agenda. Er komt nu een parlementair onderzoek. Alleen de brancheorganisatie van de ICT-sector is kritisch en meent dat het geld dat met zo’n onderzoek gemoeid is, beter kan worden besteed aan de ICT-projecten zelf. Danny Greefhorst, Erwin Oord, Toine Schijvenaars en Jan Willem van Veen, oprichters van het onafhankelijke ICT-architectuuradviesbureau ArchiXL, zien in de dagelijkse praktijk wat er mis gaat en pleiten voor een scheiding van verantwoordelijkheden.

De ICT-branche is relatief jong en heeft nog veel te leren. Dat is mede de oorzaak van de problemen, zal ook in het parlementaire onderzoek ongetwijfeld naar voren komen. Maar wie jong is moet op zoek naar goede leermeesters. De ICT-branche, waaronder we hier ook de overheid als opdrachtgever verstaan, kan veel leren van principes die al honderden jaren succesvol worden toegepast in de bouwkunde. Het bouwen van een informatiesysteem is in veel aspecten vergelijkbaar met het bouwen van een wolkenkrabber. Heeft u zich ooit afgevraagd waarom we wel zoveel lezen over mislukte ICT-projecten, maar nooit over het mislukken van de bouw van een wolkenkrabber? Het antwoord is: werken onder architectuur.

Neem het spraakmakende nieuwe onderkomen van de Chinese staatstelevisie, ontworpen door architect Rem Koolhaas, onlangs door het Amerikaanse tijdschrift Time gekozen in de top 100 van meest invloedrijke mensen ter wereld. De realisatie van een gebouw als dit is minstens zo complex en zo duur als de meest ambitieuze ICT-projecten van de overheid, maar door de verantwoordelijkheden juist te beleggen –met een sleutelrol voor de architect– wordt het project beheerst naar een succesvolle afronding geloodst. Hoe kunnen we deze “succes gegarandeerd”-aanpak vertalen naar de ICT-praktijk?

Het begint bij de rol van opdrachtgever. Bij de overheid is in de afgelopen jaren veel inhoudelijke expertise verdwenen als gevolg van bezuinigingen en uitbesteding. Expertise moet dus extern ingehuurd worden. Op zich niet erg, maar men zit graag voor een dubbeltje op de eerste rang en let daarom onvoldoende op de kwaliteit. De huidige praktijk rond aanbestedingen versterkt dit. Het inhuren van expertise wordt veelal aanbesteed op een wijze waarbij enkele grote partijen een meerjarige mantelovereenkomst wordt gegund. De concurrentie is hevig en de aangeboden tarieven zijn daarom laag. Dat lijkt goed(koop) voor de overheid, maar de kwaliteit die onder de afgesloten mantelcontracten wordt geleverd is natuurlijk navenant. Het salaris van consultants is in veel adviesbureaus mede afhankelijk van het tarief dat een klant betaalt, en opdrachten uit een mantelovereenkomst zijn dan natuurlijk niet de eerste keuze van de betere adviseurs.

Bij het aanbesteden van complete projecten gaat het op soortgelijke wijze mis. Door in het bestek een aantal (vaak ook nog tegenstrijdige) eisen in beton te gieten en aan te besteden, wint de leverancier die ja zegt tegen alle risico’s voor de laagste prijs. Vervolgens begint het spel tussen ICT-leverancier en opdrachtgever om de verliesgevende aanbesteding in winst om te zetten door het definiëren van zoveel mogelijk meerwerk dat buiten het bestek van de aanbesteding valt. En dan gaan de kosten snel oplopen. Een aantal grote ICT-leveranciers blijkt hier heel bedreven in te zijn. In alle gevallen is de klant het slachtoffer.

De grootste fout die telkens weer gemaakt wordt, is gelegen in het ontbreken van een onafhankelijke ICT-architect. In veel gevallen is de uitverkoren leverancier zowel architect als aannemer. Uit de praktijk –wij hebben allen bij grote ICT-bedrijven gewerkt– weten wij als geen ander hoe moeilijk het is om een klant objectief te adviseren als er grote commerciële belangen spelen. Een goede systeemarchitectuur staat meestal niet bovenaan de lijst van belangen van een leverancier. Gebruikersorganisaties beschikken zelf in veel gevallen niet over de noodzakelijke kennis of capaciteit voor het leveren van een ICT-architect.

Wij pleiten er daarom voor om in ICT-projecten altijd een onafhankelijke architect aan te stellen, zoals dat ook gebeurt in de bouwkunde. Die ICT-architect is verantwoordelijk voor het opstellen van de systeemarchitectuur en voor het begeleiden en controleren van ontwerp en bouw. De overheid kan de onafhankelijkheid van de ICT-architect bewerkstelligen door in aanbestedingen altijd de systeemarchitectuur als apart perceel op te nemen en leveranciers te verbieden op beide percelen tegelijk aan te bieden.

Om te borgen dat dit inderdaad gebeurt, pleiten wij voor wetgeving die deze maatregelen afdwingt. Dat is nodig om te voorkomen dat de belangen van de grote softwarebedrijven veranderingen tegenhouden. Met deze wetgeving zet de overheid niet alleen een grote stap in volwassenheid op gebied van ICT, maar zullen we, net als in de succesverhalen van Rem Koolhaas en zijn architectenbureau, komende jaren niet meer lezen over ICT-missers, maar over ICT-successen!

Danny Greefhorst, Erwin Oord, Toine Schijvenaars en Jan Willem van Veen zijn principal consultant bij ArchiXL.